幹事をやりたくない理由の一つとして、日程調整が面倒という声がよく挙がります。
日程調整が面倒な理由は
幹事になって最初に行う仕事が日程調整になりますが、日を合わせるだけなのに様々なトラブルが起きやすい仕事です。
よく起こるトラブルは以下の3点です。
- 候補日に不満が出る
- 開催日に不満が出る
- 出欠の返信が来なくて困る
この記事では、これら3点のトラブルにうまく対処出来て日程調整をスムーズにこなす方法を紹介します。
イベントのコンセプトに沿って候補日を選定する
開催日が一つの場合は問題ないのですが、大抵は複数の候補日から集計を取ることになります。
そこでこんな不満を言われることがあります。
俺の都合のいい日が候補日にないのはなんでだよ！
このようなクレームを防ぐ方法は、開催するイベントのキーマンの都合に合わせて候補日を選定することです。
例えば歓迎会であれば歓迎される人、忘新年会であれば職場の一番偉い人です。
友人同士など全員がフラットな間柄での集まりの場合はキーマンなしになりますが、もし揉めるようであれば自分の都合に合わせると明言してしまうか、キーマンを持ち回りしましょう。
今回は〇〇君に候補日を出してもらいました。次回は△△さんにお願いしますね。
持ち回りにすることで不公平感がなくなります。
※幹事も持ち回りにすればより公平感が出ますが、それはまた別の話ということで・・・
開催日の決定ルールを明示してトラブルを未然に防ぐ
出欠を取った後は開催日を一つに絞り込むことになりますが、
なんで俺が行けない日に決まるんだよ！参加したかったのに！
などと、自分の都合が悪い日に開催日を決められると文句を言う人がいます。
こういったトラブルを防ぐためには、予め開催日を機械的に絞り込めるルールを決めておくのが有効です。
ルールを決める時のポイントは、①決め方がすぐわかるようにすること、②開催日を一つに絞り込めること、の二つです。
開催日の決め方はわかりやすく
大抵の場合は参加希望者が最も多い日にすると決めれば問題ありません。
特に集計方法が出席or欠席の二択であれば出席者の総数だけをカウントするだけでよく、非常にシンプルです。
一方で、出席と欠席以外の選択肢がある場合は注意が必要です。
例えば集計ツールにLINEスケジュールを使った場合は自動的に〇△×の3択になるため、△の取り扱いを決めておく必要があります。
〇と△を同じ1票にするか、△2票で〇1票分にするかは考え方次第です。
開催日を確実に絞り込めるルールも併記
集計後に参加者数が最も多い日に決めるというルールはシンプルですが、参加者数が最も多い日が複数になってしまった時に絞り込めない落とし穴があります。
そのため、例えば「候補日が複数になった場合は一番早い日程にする」などのルールも追加しておくことをおすすめします。
負担の少ない集計方法を選ぶ
日程の候補と開催日の調整ルールが決まったら、いよいよ参加者の集計です。
ところが、〆切を過ぎても返信しない人も少なくありません。
このように集計は幹事の悩みの種の一つですが、対策を２つ紹介します。
出席者のみ集計する
出欠を取るのではなく、出席者のみを集計する方法が圧倒的にオススメです。
イベントに消極的な人にはいろんなタイプがいます。
絶対に参加しない！ということを言える強い人であれば幹事としてもそう困らないのですが、大半の人にはなかなか難しいです。
断る理由を常に考えている人、気が向いた時だけ参加したい人、欠席の連絡をするのが心苦しい人など、いろんな考えの人がいます。
ここでひとつ、考え方を変えてみましょう。
イベントに行きたくない人からの出欠連絡が遅くて困っているのなら、そもそも欠席を集計しなければいいのです。
行きたい人は出席の連絡をする、行きたくない人は案内を無視すればよい、幹事はスムーズに集計を完了する。
出席のみカウントは三方よしの集計方法なのです。
メールで出席者を集計するテンプレートを作成しておきましたのでご活用ください。
≫楽に日程調整ができる食事会・飲み会案内メールのテンプレート
出欠の回答状況を共有する
一方で、全員の出欠を取るのが必須の場合は、出欠の回答状況を共有できるようにした方がスムーズです。
締切を守っていない人が丸わかりになるため、幹事以外が出欠回答を催促してくれる効果が期待できます。
また、誰が来るかを確認してから出欠を選びたい日和見な人への対応も減らすことが出来ます。
出欠の共有方法はツールを使うと便利です。自分のコミュニティへの親和性が高いものを使用するのがおすすめです。
代表的なツールは以下の通りです。
代表的な日程調整ツール
Excel（スプレッドシート）
表を作って共有フォルダに置いて使う。会社組織との親和性が高い。
調整さん
対象者にURLを送るだけで日程調整が出来る便利ツール。
LINEスケジュール
LINEグループ内で使用できる。既読がわかるのも利便性に貢献。
デイコード
Discordコミュニティ内での日程調整に便利。カスタマイズ性が高い。
まとめ
本記事では日程調整をスムーズにこなす方法について、
- イベントのコンセプトに沿って候補日を選定する
- 開催日の決定ルールを明示する
- 負担の少ない集計方法を選ぶ
の3点を紹介しました。
特に幹事が最も頭を悩ませるものの一つである参加者集計は、出席のみを取る方法が非常にオススメです。
