あなたは幹事についてどのような印象を持っていますか？
おそらく、幹事は「大変、面倒、やりたくない」ものと思っていませんか？
世間の幹事に対する評価は重々承知してはおりますが…
飲み会、交流会、オフ会、地域会などあらゆるイベントの幹事を通算500回以上やってきた私から一言言わせてください。
幹事を敬遠したり、嫌々やるのは非常にもったいないんです！
なぜなら、幹事は上手にやれば楽しくて人生が豊かになるからです。
実際に、私は幹事の経験を通じて様々なものを手に入れました。
- 豊かな人間関係
- 普通なら出会えない人との交流機会
- コミュニケーション能力
- 様々な目利き能力
しかも、幹事をやること自体に特別な資格や経験は必要ありません。当ブログでは世間で敬遠されがちな幹事を
- 幹事未経験者でも大丈夫なように
- 出来る限りわかりやすく
- 幹事を上手に楽しくできる
- 幹事のやり方を紹介していきます
さあ、あなたも上手に楽しく幹事をこなして、人生を豊かにしましょう！
幹事の良さについて知ろう
まずは、世間では大変・面倒・やりたくないの3拍子揃っていると言われる幹事の良さについて説明します。
幹事の良さを知ってから取り組んだ方が張り合いがありますからね。
※前置きはいいから早く具体的な方法を知りたい方はこちらからジャンプ
交流の機会を自在に作ることができる
幹事を通じて得られる最大のメリットは、交流の機会を自由にセットできる能力が身に着くことです。
通常、人が他人と交流するためには学校や職場など何かしらの接点が必要になります。
街中でのキャッチや訪問セールスを相手にしたくないと思うのは、相手を知らない・相手と接点がないという理由が大きいでしょう。
ところが、接触してきた相手が知り合い・友人・家族だったらどうしますか？
相手の要望に応えるかどうかはさておき、少しだけでも話は聞きませんか？
相手と全く接点がないことと、少しでも接点があることの違いはそれほど大きいものです。
幹事は他にも様々なメリットがある
他にも幹事をすることで様々なメリットが得られます。
- 様々なスキルが身に着く
- 金銭面で得をする
- 自分の好みを反映できる
- 自分の信頼貯金が貯まる
詳細は以下の記事にまとめています。
また、私が実際に幹事をやって得られたものについても以下の記事でまとめています。
わかりやすい幹事の始め方
世の中には色々な幹事マニュアルがありますが、やることをシンプルにまとめると4つに集約できます。
- 日程調整
- 場所のセット
- 当日の進行
- イベント終了後のお礼
はい、たったこれだけです。
これだけって言うけど、そんな簡単にできたら苦労しないよ！
大丈夫です、問題なくできるようになる方法を順に紹介していきます。
日程を調整する
幹事の仕事の中でも日程調整が一番大変だという方は多いです。
日程調整が大変な理由としては参加者の予定合わせと出欠の集計がすんなりいかないことがよく挙げられます。
日程調整をスムーズにこなすためには、参加者の意向に委ねるような受動的な決め方ではなく、幹事自身が能動的に動いて決める必要があります。
幹事の能動的な行動とは、優先順位付けとルール化です。ポイントは3つです。
- 候補日の選定：イベントのキーマン・主賓の予定を優先して合わせる
- 開催日の決定：機械的に絞り込めるルールを作って周知する
- 参加者の集計：集計状況を見える化するか、出席のみ集計する
自分が行うイベントの趣旨に沿って優先順位を付けていき、日程決めのルールを可視化すれば驚くほどすんなりと日程が決まりますよ。
場所をセットする
幹事をやってて一番楽しい瞬間であり、一番の腕の見せ所でもあり、また最も悩ましい所でもあります。
飲み会の会場選定
まず前提ですが、全ての参加者の好みを反映させることは難しいです。
一方で、何らかの落ち度があると参加者全員の満足度が落ちてしまいます。
そのため、優先順位をつけイベントのコンセプトに合わせて選ぶのが成功させるコツです。
最近だとネットでお店選びをする方がほとんどだと思いますので、ポイントをまとめました。
また、人は良かったことより悪かったことの方が記憶に残りやすいため、当たり店を引くことよりもハズレ店を引かない方が重要です。
これまでに私が引いたハズレ店の苦い経験も参考にしてください。
交流会などの選定
会議室のようなスペースを借りたい場合は専用のポータルサイトで探すのが便利です。
最近では、安価で小回りが利くレンタルスペースも普及してきました。
ちなみに私はスペースマーケットを利用しています。登録スペース数も多く便利です。
特定の設備（防音設備や機材など）が必要な場合は会場を早めに押さえておきましょう。
当日の進行をする
イベントの種類によりますが、当日の進行でやることはざっと以下の通りです。
- 集合場所からの会場への誘導
- 会費の徴収
- イベントの司会進行
- 余興等あれば実行
- 帰りの誘導
- 忘れ物チェック
こんなにいっぱいあったら大変じゃないか！
まあまあ、落ち着きましょう。
確かにこれだけたくさんの項目をこなすのは大変そうに見えます。が、大変なのはあくまでも幹事一人で全てこなす場合の話です。
幹事の仕事はイベントを滞りなく進行させることであって、当日の進行の実務をやることではありません。
当日手が回りそうにないことや苦手なことは、誰かにお願いしてしまいましょう。
イベント終了後にお礼を言う
イベントが終了した後は必ずお礼をするようにしましょう。
イベント終了当日に連絡するのがベストですが、次の日でも構いません。
顔を合わせられるタイミングがあればその時にお礼を言うのが望ましいですが、難しければメールでも構いません。
楽しいイベントの余韻が残っている間にお礼が来ると、参加者は思い出に花を添えられたような気分になるので非常に良い印象を持たれますよ。
幹事成功の秘訣
さて、ここまでで具体的な幹事のやり方を書いてきましたが、実際に成功させる秘訣を3つ紹介します。
- 自分が楽しむために、人を楽しませるようにする
- 人に楽しんでもらうために、役割の一部を他の人にお願いする
- 楽しい場を参加者全員で作る意識を持つ
3つの秘訣の中で特に重要なのは、1番の「自分が楽しむために、人を楽しませるようにする」です。
1番は好きな相手にプレゼントを贈ると考えればわかりやすいと思います。
プレゼントは相手が喜びそうなものを一生懸命考えて選び、渡したときに相手が喜んでくれたら自分もうれしいですよね。
イベントも一緒です。上司の命令で仕方なく幹事を引き受けた人が、嫌々開催した飲み会が盛り上がらないのは想像がつきますよね？
イベントを楽しみたいなら、まず自分が相手を楽しませればいいのです。
自分が開催したイベントで楽しんでいる人を見れば、自分も楽しくなりますよ。
幹事の困りごと・よくあるQ＆A
ここでは、幹事を行う上で起こりやすい困りごとについてまとめました。
会社の飲み会で参加率が上がらなくて困っている
シンプルに来たくなるような飲み会を企画しましょう。
間違っても強制力を働かせて参加させてはいけません。逆効果です。
詳細はこちら>>会社の飲み会の参加率を上げる方法
口下手だから幹事をすることが不安
喋るのが苦手な人はむしろ幹事をやった方がコミュニケーション上プラスになります。
もし飲み会であれば、会話に困っても「幹事なので」と言えばいつでも離席できます。
オフ会など初対面同士の交流であれば、あなたは幹事という属性がプラスされていますから、他の参加者よりも接点が多いです。
最も不安と思われる当日の進行は、司会を話好きの人にお願いすることで解決しましょう。
締め切りまでに出欠の連絡をしない人がいる
日程調整時にルールを明確にしておくのが定石ですが、私のおすすめは出席したい人だけを集計することです。
出席者のみ集計する方法のテンプレートを用意しましたのでご活用ください。
詳細はこちら>>出席だけを取る飲み会案内メールのテンプレート
わがままな参加者はどうすればいい？
幹事が決めたことに対してあれこれ文句を言う人がいます。頭の痛い問題ですね。
幹事に文句を言う人に限って、自分が幹事をやりたがらないというのもあるあるです。
直接の対策は難しいですが、幹事成功の秘訣で書いたイベントを全員で作る意識に持っていくことである程度防ぐことが出来ます。
幹事を押し付けられたからどうにかしたい
私は相当幹事をやってきた方ですが、中には気の進まない幹事もありました。
その時はあの手この手で幹事をかわしてきました。
私が実践した方法を以下の記事にまとめてありますので、活用して楽しい幹事に注力してくださいね。
まとめ
以上、私が幹事を通算500回以上経験して得たノウハウを実行すれば、
- 幹事をすることでどれだけのメリットが得られるかを理解し
- 幹事の仕事を最小化してイベントを参加者全員で作り上げることができ
- 参加者全員が楽しめるうえに皆から感謝される
楽しいイベントを開催できると思います。
そして、開催した後はまた幹事をやりたくなってくるはずです。
本ブログの読者が前向きに幹事を取り組み、少しでも幹事が楽しくなればこれほどの喜びはありません。
そして幹事が楽しくなったよ！という人が出てきたら、ぜひ私と一緒に飲みに行きましょう！
