幹事はやることが多すぎてハードルが高い…
こんな声を本当によく聞きます。
私は幹事のやることなんて大したことがないと思っていたのですが、他の人にあまりにもやることが多そうと言われるので世の中の幹事マニュアルを見てみると…
なにこれ、めちゃくちゃやることが多い！！！
確かにマニュアル通りに幹事をやれば参加者は多いだろうと思うのですが、項目が多い上に幹事への負担が過大な内容も散見されました。
ひょっとして、世の中に広まっている「幹事論」が幹事をやる上での心理的ハードルの高さにつながるのでは…と考えました。
そこで本記事では、世の中の幹事の常識に対する疑問についてベテラン幹事の視点で回答しました。」
この記事に書いた内容を実践すれば、幹事のハードルがぐっと下がるはずです。
常識に縛られすぎず、もっと気軽に幹事をやればいいんですよ！
参加者を募集する前に店を予約する
先に店を予約してから参加者を募るのは大幅な人数変更や予約キャンセルの原因となるため、お店に迷惑が掛かる可能性が高くなります。
忘年会シーズンなど予約が取りづらい時期もありますが、早めに企画することが正しい対策です。
先に店を予約するのは、参加想定人数の確度が高い場合を除いて控えるのが無難です。
店選びは特に余裕を持って行いましょう
アンケートを取る
参加者の意向を汲み取ってお店を選定した方がいいからアンケートを取るべしという意見がありますが、飲み会におけるアンケートは欠点が多いです。
- 選択肢を提示しないとばらけすぎてまとめにくい
- 自分の意見を採用されなかった人から文句が出やすい
- 同一メンバーの飲み会だとジャンルが固定されてくる
多数決で店を決めるやり方は合理的ではあるのですが、毎回少数派の意見を出す人から「自分の意見が採用されないなら出してもムダ」と思われてしまうため、考えものです。
アンケートを取るよりは、参加者募集時に飲み会のコンセプトと予定ジャンルを提示して参加可否を決めてもらう方がトラブルを防げます。
店選びは幹事の特権かつ楽しみの一つなので、ドーンと任せてもらいましょう！
会場の下見をする
飲み会のたびに会場の下見をしていたのでは、お金がいくらあっても足りません。
また、飲み会のセットのために幹事だけ持ち出しが増えるという状況も好ましくありません。
下見をするのはどうしても失敗したくない局面だけに絞りましょう。
大事な商談とか、異性にアプローチするとかですね！
気になる異性の誘い文句として「会場の下見をしたいから付き合って」という手もありますが・・・
座る席をあらかじめ決めておく
仲が悪い人同士が同テーブルになると雰囲気が悪くなるから席次表を作った方という意見があります。
ですが、席次表作りは幹事の負担が大きい以外に作成を反対する理由が2点あります。
人間関係は参加者各自で調整してもらう方がいいから
そもそも論ですが、人間関係の調整は幹事の仕事ではありません。
幹事は楽しい飲み会の場を提供できるように努めた方がいいのは確かですが、幹事が企画した飲み会に参加するかどうかを選ぶのは各人の自由です。
飲み会に来るかどうかが参加判断に影響する可能性があるときは、参加メンバーが見える形で募集を行いましょう。
席次表に文句が出る可能性があるから
席次表があるからこそ文句を言われる可能性があります。具体的には、
- 席ぐらい自由に座りたいと言われる
- 仲の良い人と同じテーブルになれなくて嫌だと言われる
- 仲の良くない人と同じテーブルになって嫌だと言われる
場合によってはなんでこの席にしたんだ！と怒り出す人さえいます。
せっかく苦労して席次を考えたのに怒られるのであれば、最初から席次を作らない方が賢明です。
席次の通りに座っているのはだいたい最初だけですからね
司会をする
幹事＝司会というイメージが非常に強いのは事実ですが、喋りが苦手であれば他の人にお願いしてしまっても構いません。
もし参加者の人に喋りが得意な人がいれば、思い切って共同幹事を持ち掛けてみましょう。
喋りが得意な人からすると、
喋ってるだけで幹事をやったことになるの？いいよ！やるやる！
などと快く引き受けてくれますよ。
自分も得意な部分に専念すればよいため、まさにお互いにとってWin-Winです。
ちなみに私は共同幹事だとだいたい司会担当になります
余興をする
自分がしたいと思って余興をするのはもちろん構わないのですが、他人から強要されてやるものではありません。
余興を強制したらハラスメント認定された事例もあるぐらいです。
幹事は参加者に楽しんでもらえるように努めることは確かに大事ですが、飲み会の参加者はお客さんではありません。
参加者自身が楽しい飲み会を作り上げるという意識を持ってもらうためにも、強要された余興は断りましょう。
皆で楽しい飲み会を作る意識があれば余興は不要ですよ
泥酔者を介抱する
前提として、飲み会の場でお酒を飲む人は全員成人しているのですから、自分の面倒は自分で見るのが原則です。
とはいえ、その日の体調によっては思った以上に酔っぱらってしまうこともあります。
幹事は飲み会の進行を優先させるためにも、泥酔者が出た場合はなるべく他の人にお願いする方が望ましいです。
飲み会中に発生したトラブルは幹事一人で抱え込まずに、チームで対処しましょう。
困ったときは助け合いです
二次会の手配をする
幹事は二次会まで手配してこそという論調は根強いですが、私は反対です。
幹事が毎回二次会まで手配するとなると、時間やお金・体力など様々なものを消費することになります。
そして何より、幹事自身が二次会に行くかどうかを選べないというデメリットが発生します。
もちろん好きで二次会を手配するのは問題ありませんが、二次会は一次会以上に自由意思を尊重すべきです。
正直、二次会まで全部出てると身が持ちません・・・
まとめ
以上、幹事の常識についてベテラン幹事からの視点で解説をしました。
改めて幹事の常識を見てみると、幹事がホストで参加者はお客さんという視点から書かれたものが多いですね。
親交の場なのに立場に差があると、どうしても長続きしません。
参加者自身が楽しい飲み会を作り上げるという意識を持てば、幹事と参加者の関係も対等になってきます。
幹事の常識をあえてやらないという選択肢を取って、楽しい交流を作っていきましょう。
