日程調整をスムーズに進行させる方法の一つとして非常にオススメなのが、出欠ではなく出席のみを集計する方法です。
この記事では、私が普段出席のみを集計する時の案内メールをテンプレート化したので紹介します。
- 会社内で所属している営業部での忘年会の幹事
- キーマンは部署内で一番偉い部長にセット
- 忘年会の対象者は全員知っている
よくあるシチュエーションを想定して作っています。必要に応じて改変してください。
なお、本記事のテンプレートには別記事にまとめたトラブルを回避する日程調整の方法の内容を取り入れています。
メール1通目：全体への募集案内
まずは飲み会の対象者全員に対する案内です。
赤字はポイントとなる部分であり、テンプレート紹介後に解説します。
To：部長以外の営業部全員
Cc：部長
件名：20XX年度忘年会のご案内
営業部各位
お疲れさまです。
今年も残すところあとわずかとなりました。
つきましては、忘年会を以下の通り開催予定です。
【開催要領】
・候補日程：12月20日、22日、27日
・場所候補：東京駅近郊を予定、今年は特に寒いので鍋でも
・予算 ：一人当たり4,500円を想定
出席を希望される方は、参加可能日を添えてアラヤまで返信をお願い致します。
締切は11月30日までさせていただきます。
以上
キーマンの部長をccに入れておくことで、候補日程の調整を誰と行ったかメンバーに認識させます。
もし通じなければ、問い合わせがあった時に「部長と日程調整したので」と伝えればOKです。
場所候補はどのあたりでどんな店を予約しようとしているかを事前に伝えておくと親切です。
同様に予算の目安も伝えておきましょう。
予算を「一人当たりの想定」と書いたのには二つの意味があります。
- 予算は目安であり、変更の可能性があること
- 予算は傾斜配分※を考慮しない額であること
※職位や性別などによって値段を変えること
傾斜配分をするかどうかはコミュニティ次第ですが、素の予算を伝えておくことは配慮につながります。
メール2通目：参加者を通知する
締切が来たら、対象者に参加者を通知します。
To：忘年会参加者（部長含む）
Cc：忘年会不参加者
件名：【続報】20XX年度忘年会のご案内
営業部各位
お疲れさまです。
先日は忘年会案内への返信ありがとうございました。
集計の結果、忘年会の日程は12月22日に決定しました。
参加者（To欄に名前がある方）へは店を予約後に改めて詳細を連絡致します。
なお、万が一参加連絡をしたにも関わらず名前がない方がいらっしゃいましたら、お手数ですがその旨お知らせください。
以上
忘年会不参加者は様々な属性の方がいますが、ccでひとまとめにして入れることで今後の案内はしませんと通知することができます。
飲み会に行きたくない人にはその後メールが送られないことがわかりますし、連絡を忘れていた方にはリマインドとして働きます。
なお、メールの件名は題名の頭に墨付きかっこ（【】のことです）で状況を追加するとわかりやすさと検索性を両立できます。
メール3通目：店予約後の連絡
3通目は店を予約した後に、対象者のみに詳細連絡のメールを送ります。
To：忘年会参加者
※CCは不要
件名：【詳細連絡】20XX年度忘年会のご案内
忘年会参加者各位
お疲れさまです。
先日ご案内した忘年会の件、詳細が決まりましたので以下の通りご連絡いたします。
【開催要領】
・日時：12月22日 18時30分～
・場所：居酒屋〇〇
（URLを貼りつけておく）
・会費：4,500円 ※会場にて開始前に頂戴します
当日は18時15分に〇〇広場集合とします。現地集合希望の方はその旨お知らせいただけると幸いです。
なお、キャンセル締切は12月20日までとさせていただきます。以降のキャンセルは料金を頂戴しますのでご了承ください。
何かありましたらアラヤ携帯（090-XXXX-XXXX）まで連絡願います。
それでは、当日はよろしくお願い致します。
以上
店のURLは必ず貼りつけておきましょう。
開始時間に遅れて来る人がいてもURLさえあれば会場にたどり着けます。
また、どんなコースを注文したかを確認する人もいるため、URLの下に予約したコース名を入れておくと親切です。
会費の徴収をいつにするかも明言しておきましょう。
前日までに集められる方が当日スムーズに動けますが、無理ならテンプレートのように受付と同時に集めても問題はありません。
ただし、余計なトラブルを防ぐためにも飲み会が始まる前に徴収することは徹底しましょう。
また、お金のことは揉める元になるのでキャンセル規定は必ず記載するようにしてください。
まとめ
この記事では私がよく使う飲み会案内メールのテンプレートを3つ紹介しました。
- 対象者全員に対する案内と集計の連絡
- 開催日と参加者の決定通知
- 参加者に対する詳細の連絡
3通に分けてメールを送付することで、日程調整で起こりがちなトラブルを極力回避することが可能です。
なお、今回は日程調整のみに特化したため3通分のテンプレートでしたが、実際には飲み会前日のリマインドメールなど必要に応じて適宜送付して下さい。
