幹事は飲み会当日の仕事が多くて大変とよく聞きます。
確かに仕事が多いのは事実ですが、大変なのはあくまでも仕事を全て一人で抱えたときの話です。
当日の仕事は大半が幹事でなくでもできることなので、他の人へ積極的に仕事をお願いしましょう。
人に仕事をお願いする方が、連帯感が出て良い飲み会になりますよ！
この記事では
- 当日の仕事を分担することの必要性
- 飲み会当日の仕事と役割分担
の二つについて解説します。
なぜ他の人に仕事をお願いした方が良いのか
本編に入る前に、他の人に仕事をお願いする方が良い理由を説明します。
幹事の役割は司令塔
そもそも、幹事の本来の役割は司令塔となってメンバーに指示を与えることです。
参加者も店の人も、何かあれば全て幹事に聞いてきます。指示がないと動けないからですね。
そのため、幹事が実務に手を取られると途端に会が回らなくなります。
特に会社の新人が先輩に役をお願いするのは気が引けるかもしれませんが、本来の役割を認識してお願いしていきましょう。
わがままな参加者への対策になるから
あなたの周りに幹事はやらないけどイベントに対する注文や文句が多い人はいませんか？
いわゆるわがまま参加者がいると会の雰囲気が悪くなりがちですが、幹事一人でイベントをこなしているとなかなか止めてくれる人もいないのが現実です。
そんなに嫌なら来なくていいと言えればいいですが、現実には難しいこともわかります。
そういったわがまま参加者からのクレームを防ぐのに複数人での運営が有効です。
わがまま参加者は大抵言いやすい人にクレームを言うので、運営をチームで行うことだけでクレームを言いにくくなります。
仮にクレームを言われたとしても、チームでなら言い返せるという面も大きいです。
飲み会で必要な役割の仕分け
さて、いよいよ幹事の当日の仕事の説明です。ここでは、
- 幹事がやるべきこと
- 苦手なら振ってもいいこと
- 他の人に振るべきこと
の3つに分類して解説します。
幹事がやるべきこと
まずは幹事がやるべき仕事３つについて説明します。意外に少ないと感じませんか？
店の人とのやり取り
店の人は団体の代表者に指示を仰いできます。代表はもちろん幹事になるため、替えが利きません。
参加者と店の人との橋渡しになって、楽しい飲み会をプロデュースしましょう。
当日の清算
当日の清算は飲み会の代表者である幹事の仕事です。
少なくないお金が動きますから、自分がやるのが最も確実です。
もし追加注文が入ったら、後日清算のために明細を必ず控えておきましょう。
また、自分のクレジットカードで支払いをする方がお得という側面もあります。
忘れ物のチェック
忘れ物のチェックは一見誰でもできそうですが、幹事がやるのが望ましいです。
忘れ物をチェックすると会場で一番最後に出ることになるため、参加者を追い出すことが出来ます。
また、後で忘れ物があったことが発覚したときはほぼ間違いなく幹事に問い合わせが来るため、後のトラブル防止にもなります。
苦手ならお任せしても良いこと
ここでは他の人にお任せしても良いことを説明します。
特に司会をお任せしても良いことに驚かれるかもしれません。
裏方に回って進行することを選んでも問題はありませんよ。
司会
幹事の仕事のメインといえば司会です。
と同時に、司会は幹事の仕事の中で一番嫌という声が多いです。
規模の大小にかかわらず司会はあるため、話すのが苦手な人にとってはまさに地獄です。
どうしても苦手であれば、話好きな人にお願いすることをオススメします。
なお、会の途中には色々な人に挨拶をしてもらう機会があります。主なものは以下の通りです。
- 基本的に必須 ：乾杯の挨拶、締めの挨拶
- 該当すれば必須 ：歓迎される人の挨拶、送別される人の挨拶
- 必要に応じて追加：中締めの挨拶、開会の挨拶
挨拶をしてもらう人には幹事の方から依頼を行い、司会に伝えておくとスムーズに進行できます。
余興
余興をやるかどうかはかなりデリケートな問題で、余興を強制したらパワハラ認定されたという話もあります。
余興の是非の議論はいったん置いておきまして、ここでは余興をやることになった場合を考えます。
自分に何か一芸があれば別ですが、基本は周りを巻き込んで何をやるかを一緒に考えましょう。
過去に私が実際にやった余興の体験談を記事にまとめていますので併せて参考にしてください。
>>今までにやってよかった・つらかった余興の体験談【オススメもあり】
二次会の手配
ネット上の幹事マニュアルでは必須と書いてありますが、私は二次会に行かないことの方が多いです。
もし自分が二次会に行くのであれば手配するとスムーズですが、行かない場合は二次会が好きな人に丸ごとお任せしてしまいましょう。
自分で二次会を手配する場合は一次会中に出席を募って予約すると、スマートかつ周りにデキる幹事と褒められます。
積極的にお任せしたいこと
ここでは他の人にお願いした方がいいことを書いています。
ここに書いてあることを全部一人でやっていると会を回せなくなるため、積極的にお願いしていきましょう。
進行サポート
スムーズな飲み会の進行にはテーブルに目を配らせる人が不可欠です。
食べ物や飲み物の減り具合を見て次の注文を行うのは確か幹事の仕事ですが、一人では限界があります。
そこで、テーブル2つ程度に一人を目安として進行サポートをお願いして対応してもらいましょう。
特にファーストドリンクの注文は予めメモを渡して取りまとめてもらうと、店員さんに注文を聞かれた際にスムーズに対応ができます。
集合場所から会場への誘導
集合場所から会場への誘導も他の人にお任せしましょう。
理由は単純で、誘導を行う人が必ずしも幹事である必要がないからです。
誘導は他の人にお任せして、幹事は先に会場入りしておいた方が良いでしょう。
偉い人ほど早めに会場へ直接到着することもあり得ますからね。
開始20分前に会場入りしたら、偉い人が既に到着して飲んでいた時は焦りました・・・
※もちろん別注料金は快く払ってもらいましたが、心臓に悪いです・・・
受付＆会費の徴収
飲み会の開始前は何かと忙しいので、受付と会費の徴収は別の人に任せる方がスムーズです。
予め参加者リストとお釣りを渡しておけば、あとはルーティン作業で済みます。
お金を他社に預けるのが嫌な場合は飲み会直前ではなく事前に会費を徴収しておきましょう。
まとめ：チームプレーで飲み会を楽しもう
以上、飲み会の当日にやるべき仕事と役割分担について解説しました。
幹事がやるべきことが少ないことに驚かれた方も多いのではないでしょうか。
頼れる局面ではむしろ他の人に頼んだ方が、皆が主体的に参加する効果が出て良い飲み会になりますよ。
当たり前ですが、手伝ってくれた方にはお礼を言いましょうね
チームプレーでぜひ飲み会を楽しんでください。
